Veracly is een B2B-SaaS die publiek toegankelijke webpagina's scant op compliance-issues. We verwerken beperkte persoonsgegevens — namen, zakelijke e-mails, factuuradressen en audit-logs. We verkopen je gegevens niet.
- 01
Wie we zijn
RR Sols Pty Ltd (ABN 56 672 722 486, ACN 672 722 486), handelend als Veracly. Statutaire zetel: 136 Arthur Allen Drive, Bardia, NSW 2565, Australië. Bestuurder en bevoegd vertegenwoordiger: Purushotham Reddy Pamuluru.
- 02
AVG-vertegenwoordiger voor de EU en het VK
Aangezien RR Sols Pty Ltd niet in de EU of het VK is gevestigd, hebben wij vertegenwoordigers aangesteld op grond van artikel 27 AVG en artikel 27 UK GDPR. EU-inwoners kunnen contact opnemen met onze EU-vertegenwoordiger: Prighter EU Rep GmbH, Schellinggasse 3/10, 1010 Wenen, Oostenrijk. Inwoners van het VK kunnen contact opnemen met onze UK-vertegenwoordiger: Prighter Ltd, 20 Mortlake Mortlake High Street, Londen, SW14 8JN, Verenigd Koninkrijk. Om uw rechten als betrokkene uit te oefenen of een klacht in te dienen, kunt u een verzoek indienen via het Prighter-portaal: https://app.prighter.com/portal/11399422438. Vermeld a.u.b. ID-11399422438 in alle correspondentie.
- 03
How we use personal data — five activities
We process personal data in five distinct activities, each with its own legal basis, data categories, and retention window. Sections 4–8 below are the Art. 13/14 GDPR records for each activity. Cross-cutting matters — automated processing, international transfers, your rights, and security — follow in sections 9–13.
- 04
Activity 1 — veracly.app visitors
Data processed: daily-rotated hashed IP address (not stored raw), browser metadata, page views, referrer, and contact-form submissions (name, email, message — only if you use the form). Purpose: serve the site, respond to enquiries, and monitor performance. Legal basis: Art. 6(1)(f) legitimate interest (site operation and cookieless aggregate analytics). We use Vercel Web Analytics and Speed Insights — no cookies, no device fingerprinting, no consent required. Contact-form data retained 24 months then deleted; performance logs rotated within 30 days. Recipients: Vercel, Inc. (hosting and analytics). Complaint right: your national supervisory authority or the Austrian DSB (competent for our EU representative).
- 05
Activity 2 — free-scan requesters
Data processed: email address you enter at scan time, scanned domain, scan timestamp, IP address at request time, and scan findings (public page content only — no account is created). Purpose: run the requested scan, enforce the one-free-scan-per-email-per-7-days rate limit, detect and prevent abuse. Legal basis: Art. 6(1)(b) (steps at your request before a contract) for the scan itself; Art. 6(1)(f) legitimate interest for rate-limiting and abuse prevention. Retained 30 days then auto-deleted by a scheduled job. Recipients: Vercel (hosting), Clerk (authentication infrastructure), AWS EU-West-1 Frankfurt (worker compute). No marketing use; no sharing for advertising purposes.
- 06
Activity 3 — outbound prospects (Art. 14 disclosure)
If you received a cold email from puru@veracly.app: your contact email was collected from your website or a publicly accessible business directory. Data processed: business email address, business name, publicly visible domain, one or more compliance findings from a public crawl. Legal basis: Art. 6(1)(f) legitimate interest — sending a single informational email about a technical compliance finding on your publicly accessible site. Balancing test on file: the finding is self-verifiable in DevTools; you are contacted as a business operator, not as a private individual; processing is limited to publicly available contact data and findings. Right to object (Art. 21): reply with any refusal wording, or email privacy@veracly.app — we will suppress your address immediately and permanently and delete all associated data. Retained until you object or 6 months from collection, whichever is earlier. No profiling; no automated decision-making with legal or significant effects.
- 07
Activity 4 — account holders and paid customers
Data processed: name, work email, organisation name, billing address, VAT ID, subscription tier, scan history, PDF reports, invoices, and payment-method metadata (Stripe handles card data — we never store raw card numbers). Purpose: deliver the scanning service, bill you, send service notifications, comply with tax obligations. Legal basis: Art. 6(1)(b) contract performance; Art. 6(1)(c) legal obligation (tax records, Australian Corporations Act 2001). Retention: account data for the life of the account (you can delete at /account/profile); scan results 12 months after each scan; billing records 7 years (Australian tax-record obligation). Recipients: Stripe, Inc. (billing, US — SCCs in place); Clerk, Inc. (authentication, US — SCCs); AWS EMEA SARL (hosting, Frankfurt for EU customers — DPA + SCCs); Revenue Commissioners, Ireland (VAT OSS reporting — name, country, transaction amount only, no scan content). Complaint right: your national DPA or the Austrian DSB.
- 08
Activity 5 — subprocessor list
Current subprocessors: Vercel, Inc. (web hosting and analytics, US — DPA, SCCs); Clerk, Inc. (authentication, US — DPA, SCCs); Amazon Web Services EMEA SARL (compute and storage, EU-West-1 Frankfurt for EU customers and US-East-1 Virginia for US customers — AWS DPA, SCCs); Stripe, Inc. (payment processing, US — DPA, SCCs); Anthropic PBC (AI text generation in scan reports, US — DPA, SCCs; we send only technical violation data and a short HTML snippet — no account or billing data); Revenue Commissioners, Ireland (OSS VAT filing — name, country, and transaction amount only). Full list with effective dates is published at veracly.app/subprocessors. We give 14 days' notice before adding a new subprocessor; you may object within 10 days per the DPA terms.
- 09
Geautomatiseerde verwerking en AI
Een deel van de tekst in uw compliance-rapport — de uitleg in gewone taal bij overtredingen, de samenvatting, de aanbevolen oplossingen en de vertalingen naar de ondersteunde talen — wordt gegenereerd door een AI-model van Anthropic (Claude), dat optreedt als sub-verwerker namens ons. We sturen de AI de technische gegevens van de overtreding en een kort HTML-fragment van het betrokken element; we sturen niet de naam van uw organisatie, contactgegevens of andere persoonsgegevens die wij van u bewaren. AI-gegenereerde teksten worden afgedekt door een deterministische fallback-tekst en als de AI niet beschikbaar is, vallen we automatisch terug op die tekst. Wij nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u (art. 22 AVG); u kunt menselijke beoordeling van een door AI geschreven passage aanvragen via privacy@veracly.app.
- 10
Hoe lang we het bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Scanresultaten — bevindingen, onderliggende ruwe data, jurisdictie-uitspraken en de gegenereerde PDF-rapporten — worden 12 maanden na afronding van de scan verwijderd. PDF-rapporten van gratis scans en het bijbehorende cryptografische verificatiebewijs worden 60 dagen (2 maanden) vanaf uitgifte bewaard en daarna verwijderd. AI-gebruiksregistraties (modelnaam, tokenaantallen, kosten) bewaren we 24 maanden om vragen over facturatie of audit te kunnen beantwoorden. De geschiedenis van gratis scans (die het limiet van één gratis scan per e-mailadres per 7 dagen afdwingt) bewaren we 30 dagen. Openbare inzendingen van het contactformulier bewaren we 24 maanden voor sales-opvolging en worden daarna verwijderd. Accountgegevens — je profiel, je organisatie en de koppeling met de authenticatieleverancier — bewaren we zolang het account bestaat; je kunt ze zelf op elk moment verwijderen via /account/profile of door te mailen naar privacy@veracly.app. Factuurgegevens bij Stripe en onze boekhoudsoftware bewaren we 7 jaar om te voldoen aan de Australische fiscale bewaarplicht voor RR Sols Pty Ltd. Een dagelijkse geautomatiseerde taak handhaaft deze termijnen.
- 11
Your rights (Art. 15–22 GDPR)
Access (Art. 15): obtain a copy of personal data we hold about you. Rectification (Art. 16): correct inaccurate data. Erasure (Art. 17): delete your data where no legal obligation requires retention — self-serve at /account/profile for account data. Restriction (Art. 18): pause processing while a dispute is resolved. Portability (Art. 20): receive account data in a machine-readable format. Object (Art. 21): object to processing on legitimate-interest grounds; we will cease unless we demonstrate compelling overriding grounds. Withdraw consent (Art. 7(3)): where consent is the legal basis, withdraw at any time without affecting prior processing. No solely automated decisions (Art. 22): we do not make decisions about you based solely on automated processing with legal or similarly significant effects. Lodge a complaint: contact your national supervisory authority, or for EU subjects the Austrian DSB (Datenschutzbehörde) as the authority competent for our EU representative Prighter EU Rep GmbH. To exercise any right, email privacy@veracly.app or use the self-service tools at /account. We respond within one month, extendable by two months for complex requests.
- 12
International transfers and safeguards
EU customer data is hosted in AWS EU-West-1 Frankfurt. Australia does not have an EU adequacy decision: any transfer of EU personal data to RR Sols Pty Ltd's systems in Australia (for engineering access, audit, and finance) is governed by Standard Contractual Clauses (EU Commission Decision 2021/914, Module 3). Transfers from the UK rely on the UK International Data Transfer Addendum (IDTA) to the EU SCCs. US-based subprocessors (Vercel, Clerk, Stripe, Anthropic) are covered by controller-to-processor SCCs under 2021/914 Module 2. Transfer impact assessments are conducted before engaging each non-adequate-country subprocessor. Copies of applicable SCCs and IDTAs are available on request from legal@veracly.app. For EU VAT compliance, RR Sols Pty Ltd is registered under the Non-Union OSS scheme in Ireland (EU372098920); transaction records required for VAT returns are reported to the Irish Revenue Commissioners as the OSS Member State of Identification.
- 13
Hoe we gegevens beveiligen
Versleuteling onderweg en in rust, rolgebaseerde toegangscontrole, audit-logging en periodieke pentesten. SOC 2 Type II is in voorbereiding.
- 14
Wijzigingen aan dit beleid
Materiële wijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Kleine wijzigingen worden weerspiegeld in de datum hierboven.